Strategie bepalen voor datadeling? Dit bordspel helpt mkb’ers op weg

Als partijen besluiten om data met elkaar te delen, kunnen er mooie dingen gebeuren. Want grote kans dat er dan steeds meer puzzelstukjes in elkaar vallen. Gestandaardiseerde datadeling helpt om efficiënter te worden, minder fouten te maken en kosten te besparen. Maar dat blijft het vaak niet bij. Door data te delen, komen partijen ook regelmatig tot nieuwe inzichten en tot innovatieve oplossingen die helpen om hardnekkige problemen aan te pakken.

Gamechanger

Datadelen kan echt een gamechanger zijn. Jammer dus dat nog zoveel bedrijven – en vooral mkb’ers – hun data angstvallig bij zich houden omdat zij zich zorgen maken over de veiligheid en vertrouwelijkheid. Vaak zijn dat terechte zorgen. Niet zo gek dus, die koudwatervrees. Maar het is ook weer niet zo dat zij het wiel helemaal opnieuw moeten uitvinden. Het zou al enorm helpen als mkb’ers beter op de hoogte zouden zijn van de geavanceerde mogelijkheden die data spaces bieden.

Goed doordachte strategie

Data spaces? Kort samengevat zijn gedecentraliseerde digitale omgevingen die goed zijn beveiligd en waarin verschillende partijen hun data kunnen delen. Daarbij kunnen die partijen zelf aangeven onder welke regels en voorwaarden zij deze data willen delen. Gecontroleerde datadeling dus. Als deelnemer bepaal je vooraf welke informatie je met welke partijen wil delen. Daarbij heb je altijd de mogelijkheid om die toegangsrechten uit te breiden of juist te beperken. Makkelijk is dat alles overigens niet. Je moet echt goed weten waarom je data wil delen, welke data zich voor dat doel leent en in hoeverre het ‘handig’ is om andere partijen toegang te geven tot die informatie. Het opzetten van een data space vraagt dus om een goed doordachte strategie. Dat vereist veel denkwerk, waarbij het raadzaam is om eerst op een laagdrempelige manier verschillende scenario’s te verkennen. Oefenen op het droge, zeg maar.

Afhaakrisico

Het zélf doen: dat blijft toch de beste manier om iets nieuws te leren. Dus als je mkb’ers wil leren hoe data spaces werken, kun je dat wel met veel goede bedoelingen via een uitgebreide PowerPointpresentatie proberen uit te leggen, maar verwacht dan vooral niet dat die boodschap beklijft. “Zo’n uitleg wordt al snel heel technisch en ingewikkeld”, waarschuwt Geert Lamerichs, projectmanager bij TNO Vector. “En als op zo’n moment nog onduidelijk is of datadeling wel een geschikte manier is om een specifiek probleem op te lossen, zal een mkb’er waarschijnlijk al snel afhaken.”

“Je kunt dus beter beginnen met de vraag wat het delen van data een mkb’er concreet zou kunnen opleveren”, vervolgt hij. “Dus om een specifiek probleem als uitgangsbasis te nemen. Wat moet die mkb’er straks dankzij datadeling kunnen wat nu nog niet mogelijk is? En hoe helpt dat zo’n bedrijf echt verder? Die stip op de horizon is belangrijk om datadeling op waarde te kunnen schatten en de eerste stappen in de goede richting te zetten.”

Een bordspel?

Voor het ontwikkelen van een data space bestaat er niet een standaard stappenplan dat voor iedereen werkt. Extra uitdaging daarbij is dat er altijd verschillende belangen spelen. Dat betekent dat deelnemende partijen niet alleen overeenstemming moeten zien te bereiken over een gezamenlijke doelstelling, maar dat ze daarnaast ook hun eigen weg moeten zien te vinden. Vooral in het begin kan dat nogal overweldigend zijn. Om het laagdrempeliger te maken, ging de researchafdeling van de Technische Universiteit in Aken op zoek naar een aanpak waarbij spelenderwijs leren centraal staat. En zo kwam het dat Lamerichs het verzoek kreeg om een strategiespel te ontwikkelen waarbij de principes van data spaces centraal staan.

“Een bordspel? In eerste instantie wist ik niet of ik het wel goed verstaan had”, zegt Lamerichs lachend. “Maar toen ze in Aken uitlegden wat ze ongeveer voor ogen hadden, vond ik het meteen een heel goed idee. Het spel zou zich moeten richten op directeuren en managers van kleine en middelgrote maakbedrijven in het Ruhrgebied. En dat is een doelgroep die weliswaar geïnteresseerd is in het delen van data, maar die vaak nog niet zo goed weet hoe dat werkt en wat daarvoor nodig is.”

Een spelletjesfanaat in het team

Lamerichs nam de uitdaging aan, maar besefte dat hij het zeker niet in zijn eentje zou kunnen. Hij had immers nog nooit eerder een bordspel ontwikkeld. Dus hoe pak je zoiets aan? Het was hem meteen duidelijk dat hij een team zou moeten samenstellen om hem bij die uitdaging te helpen. Hij klopte aan bij TNO Data Ecosystems, een afdeling die innovatieve technologieën ontwikkelt om partijen in verschillende sectoren in staat te stellen om op een veilige en betrouwbare manier data te delen. “Die collega’s hebben mij enorm geholpen, en ik wil hier ook met name Kartik Chawla noemen. Als spelletjesfanaat weet hij heel goed welke elementen een bordspel interessant maken. Bij het bepalen van het spelmechanisme waren zijn bijdragen dan ook essentieel.”

Bellen met een Dungeon Master

Wat ook hielp, is dat een vriend van Lamerichs regelmatig Dungeons and Dragons speelt en daarbij graag de rol van verteller, de Dungeon Master, op zich neemt. “Die vriend legde uit hoe een queeste bij dat spel werkt. De uitdaging is om voortdurend op creatieve manieren op nieuwe situaties te reageren, zonder daarbij je einddoel uit het oog te verliezen. Dat vraagt dus om een strategische aanpak. En terwijl die vriend dat alles door de telefoon aan me uitlegde, zag ik duidelijke raakvlakken met wat er in het bedrijfsleven gebeurt zodra er plannen zijn om data te gaan delen.”

Ongrijpbare datatechnologie

Nu is het natuurlijk wel zo dat een fantasiewereld vol draken wat meer tot de verbeelding spreekt dan een digitale omgeving waarin partijen data met elkaar delen. “Dat was ook precies waar ik in het begin mee worstelde”, zegt Lamerichs. “In het verleden leverden technologische revoluties tastbare zaken op, zoals stoommachines en industriële robots: fysieke dingen die je in de echte wereld kunt zien en aanraken. Maar nu hebben we te maken met geavanceerde datatechnologie waarbij verbeterslagen buiten ons zicht plaatsvinden. De digitale wereld heeft iets ongrijpbaars. En daardoor is het ook zo lastig om uit te leggen wat de voordelen van digitalisering zijn en welke rol een data space daarbij kan spelen.”

Eerst de waardeketen in beeld brengen

Soms is het mogelijk om aan te haken bij een bestaande data space. Maar dat is een luxepositie. Meestal zal er toch echt eerst een consortium voor moeten worden opgericht. Welke partijen daar dan deel van uit moeten maken? “Dat wordt vanzelf duidelijk als je de waardeketen goed in beeld brengt”, geeft Lamerichs aan. “Welke goederen en diensten worden er uitgewisseld? Hoe lopen de geldstromen? Wie heeft wat voor soort informatie? Zo ontstaat er een wirwar van lijntjes. Vervolgens is het zaak om te achterhalen waar de kansen liggen. Welk probleem willen jullie oplossen? En welke partijen zijn van belang om de benodigde datadeling te realiseren? Pas als alles goed in kaart is gebracht en er genoeg animo is, breekt het moment aan om over praktische zaken na te gaan denken, zoals de functionele eisen waar een data space aan moet voldoen en wie de beheerder wordt.”

Zes pijnpunten

En dan begint het pas echt. Datadeling brengt namelijk flink wat uitdagingen met zich mee. Daarbij spelen er technologische, organisatorische en juridische zaken. Er zijn zes veelvoorkomende pijnpunten:

1. Interoperabiliteitsuitdagingen (datasystemen die niet dezelfde taal spreken)
2. Kosten- en leveranciersafhankelijkheid
3. Schaalbaarheid en problemen met gegevensontsluiting
4. Gebrek aan vertrouwen
5. Non-Compliance
6. Gebrek aan privacy en soevereiniteit

Dat zijn ook precies de punten die een prominente rol spelen in het bordspel dat Lamerichs samen met collega’s van TNO Data Ecosystems heeft ontwikkeld. Bij de start van het spel moeten de deelnemers drie pijnpunten kiezen die het meest aansluiten bij hun eigen situatie. Vervolgens is het niet alleen zaak om die pijnpunten te overwinnen, maar moet dat op een manier gebeuren die in overeenstemming is met het strategische doel. Dat vraagt om aanpassingsvermogen, tactisch handelen en de nodige creativiteit. En laat dat nu net de eigenschappen zijn die ook essentieel zijn om optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden van een data space.

Het bordspel is inmiddels in Aken afgeleverd. Het is nu wachten tot dit strategiespel voor het eerst gespeeld zal worden. Dat zal dan gebeuren als onderdeel van een workshop. Meer weten? Of ook van plan om een dergelijk bordspel te laten ontwikkelen? Neem dan contact op met Geert Lamerichs.