Systeemgerichte aanpak vitale systemen voor goede groei Rotterdam

Steden groeien. Maar veel vitale (fysieke) systemen – van energievoorziening, waterhuishouding tot aan mobiliteit – kraken in hun voegen. Terwijl ook de transities vragen om aanpassing. Welke aanpak van onze vitale systemen is nodig voor een goede groei van onze stad?  Die vraag stelde de gemeente Rotterdam aan TNO Vector. Samen ontwikkelden ze een systeemgerichte aanpak en coördinatie op vitale systemen. Ook bruikbaar voor andere gemeenten.

Vitaal, maar niet vanzelfsprekend

Vitale systemen worden vaak als vanzelfsprekend beschouwd. Ze werken, blijven werken en we kunnen er alles op aansluiten wat we willen. Dat is niet meer zo. Ze worden zwaarder belast en complexer. Vereisen meer ruimte en moeten mee in de energietransitie. Nieuwe (Europese) regelgeving en klimaatverandering hebben impact. Net als externe factoren, zoals de Russische inval inval in Oekraïne. Die had verregaande gevolgen voor de energievoorziening.

Goede groei, maar hoe?

Vitale systemen zijn voor Rotterdam een voorwaarde voor een ‘goede groei’. Een hoofddoel van de Rotterdamse omgevingsvisie De veranderstad (2021).

Rekening houden met wat een netwerk aankan, dat was Rotterdam wel gewend bij verkeers- en mobiliteitsnetwerken, aldus Marije ten Kate, hoofdplanoloog van de Gemeente Rotterdam: “Maar dingen die in de grond zitten, zoals riolering en elektra, die zie je niet. Dan denk je snel: dat komt wel goed met de capaciteit. Dat was niet langer zo.”

Binnen de gemeente is voldoende kennis van de afzonderlijke vitale systemen, aldus Ten Kate: “Maar bekijk je maar één systeem, dan weet je niet wat je moet doen voor een strategische goede groei. Want er is samenhang tussen systemen. Ze beïnvloeden elkaar. Dat aspect was echter een black box voor ons.”

Vragen aan TNO Vector

1. Help ons bij de ontwikkeling van een sector-overstijgende werkwijze voor de stedelijke vitale systemen

Hoe krijgen we beter inzicht in wat speelt in en tussen vitale systemen? Welke aanpak vitale systemen past bij een ‘goede groei’? De gemeente Rotterdam vroeg TNO Vector deze vragen te helpen beantwoorden.

Middelen: een onderzoek en de doorontwikkeling van een analysemethode. Met als doel een veranderingsaanpak waarmee de gemeente gaat van ‘reageren op incidenten in de uitvoering’ naar ‘anticiperen op strategische keuzes’.

2. Kijk ook naar de governance

Als hoofdplanoloog zoek ik ruimte voor de doorgaande groei en verandering van de stad, zoals de veranderende woningbouwbehoefte, aldus Ten Kate. “Aandacht voor nieuwe vragen zit echter nog niet voldoende in onze ‘standaardprocessen’. Maar hoort daar wel. We wilden dus ook met TNO kijken naar de governance.”

3. Werk samen in co-creatie

Rotterdam en TNO Vector trokken nauw samen op. Rotterdam leverde een procesregisseur; TNO Vector de inhoudelijk regisseur, Geiske Bouma, gespecialiseerd in innovatieve stedelijke vraagstukken: “Ik word blij als je een stap kunt zetten die nog niet is gezet”, zegt Bouma. “Dat vraagt om de inzet van verschillende expertises en perspectieven. Het orkestreren daarvan en zorgen voor verbinding, dat is mijn rol.” Een klein kernteam deed de projectregie. In werkbijeenkomsten werden experts bevraagd.

Resultaat: de Verkenning vitale systemen Rotterdam (2023)

Dit rapport bevat inzichten, de ontwikkeling en de test van de Analysemethode vitale systemen en aanbevelingen voor governance en organisatie. De samenvatting en/of de hele Verkenning vitale systemen Rotterdam zijn op aanvraag beschikbaar bij Geiske Bouma.

Hoofdpunten Verkenning vitale systemen Rotterdam

• Situatie nu: Rotterdam kampt met beleidsdoelen zonder adequate uitvoeringsstrategieën, verkokering en fragmentatie van besluitvorming en een gebrek aan coördinatie en ruimtelijke regie.
• Gewenste situatie: een meer gezamenlijke, systeemgerichte aanpak en coördinatie bij vitale systemen. Want veranderingen in vitale systemen zijn onderling verbonden en beïnvloeden elkaar.
• Basis is systeemdenken. Kijk niet alleen naar de symptomen, maar zorg voor inzicht in onderliggende oorzaken en verbanden.
• Bij vitale systemen spelen gelijktijdig drie soorten (ook gelinkte) vraagstukken. Ten eerste de systeemvraagstukken (is er capaciteit?), ruimtelijke verdelingsvraagstukken (waar in de stad is er ruimte voor welke functies, hoe bereiken we een goede spreiding of concentratie?) en inpassingsvraagstukken (hoe passen alle eisen op een goede manier op de beschikbare plot of in de openbare ruimte?).
• De 7-stappen-‘Analysemethode vitale systemen’ geeft inzicht. Met deze tool brengt een gemeente zelf het systeem, de knelpunten, kansen en afhankelijkheden in kaart.
• Brede samenwerking in- en extern is key. Vitale systemen worden nu sectoraal aangestuurd. Terwijl systemen elkaar toenemend beïnvloeden en beconcurreren. Met de aloude projectmatige aanpak blijven veel risico’s en kansen buiten beeld. Strategische issues komen nu terecht op operationeel niveau. De Verkenning geeft aanbevelingen voor governance en organisatie van een systeemgerichte aanpak. Zoals een gremium voor sector-overstijgende vraagstukken.

Succesfactoren

• Pionieren doe je samen. De vraag aan TNO Vector luidde: we zoeken een inhoudelijk regisseur die samen met ons kan ontdekken wat we moeten doen. Die vraag was vrij scherp. De uitwerking bleek pionieren. Dat kan alleen in een goede samenwerking en vertrouwen.
• Leiderschap binnen de gemeente. Het projectresultaat was niet vooraf gedefinieerd; dat was nou precies de innovatie waarvoor TNO Vector werd gevraagd. Best spannend. Vanwege steun vanuit de gemeentelijke top kwam toch budget beschikbaar. En belangrijk: tijd van inhoudelijk experts voor de werkgroepen.
• Gestructureerde aanpak. Ook pionieren vraagt om regie. Er was een strak plan van aanpak.
• Frustraties horen erbij. Experts gaan met elkaar om de tafel. ‘Hun’ systemen blijken vergelijkbare knelpunten te hebben. Maar zitten elkaar soms ook in de weg. Mensen zijn trots op hun systeem. Maar spreken elk een andere ‘taal’. Een gesprek levert soms spanningen op. Die frustraties horen erbij. Met een goede inhoudelijke begeleiding krijg je het open gesprek. Het gaat om samen leren en reflecteren.

Wat mij het meest verraste in dit project, is hoe groot de samenhang én de scheiding tussen de vitale systemen nu is, aldus Ten Kate: “Knelpunten bij en met externe partners worden ook vaak juridisch ‘opgelost’. Met een advocatenbrief. Maar advocaten gaan dit niet oplossen. Want het is geen juridisch probleem. We moeten knelpunten serieus nemen en oplossen, in plaats van ze van ons bordje schuiven.”

Samen innoveren, ook voor andere steden

De vrijheid om samen te pionieren was een mooie randvoorwaarde van dit project, vindt Bouma: “Gemeente en TNO gingen samen ontdekken. Samen kijken wat op dat moment nodig was. Ik dacht ook: hier kan TNO Vector wat leren. Kennis ontwikkelen over de aanpak van een systeemvraagstuk. Ook om andere steden - nationaal en internationaal – verder te helpen. Dat vond Rotterdam een goed idee. Dus nu ligt er een aanpak die breder inzetbaar is. Elke gemeente kan hiermee morgen al gaan ‘knutselen’.”

TNO heeft een blik die nationaal en internationaal is, besluit Ten Kate: “Hun voorbeelden en netwerken van andere wereldsteden konden wij intern goed gebruiken. Daardoor wisten we ook dat dit nog nergens anders op deze manier was gedaan. Want we hoorden vaak: die vraag ga je maar aan iemand anders stellen. Of: die kennis haal je maar ergens anders vandaan. Dan was mijn repliek: die vraag stelden wij juist omdat de kennis nog nergens te halen valt. Die moeten we samen ontwikkelen. En dat hebben we gedaan.”

Meer weten over deze aanpak? Neem contact op met Geiske Bouma.